Des cadeaux d’entreprise pour vos salariés : des avantages fiscaux à ne pas manquer !
C’est bientôt la saison des pulls moches et des chocolats à volonté ! Si vous êtes dirigeant d’entreprise, responsable des ressources humaines ou un indépendant (médecin, avocat, architecte,…), et que vous souhaitez offrir des cadeaux à vos salariés pour la Saint-Nicolas, Noël ou le Nouvel An, vous avez raison. C’est un geste agréable, mais aussi une excellente opportunité pour optimiser la fiscalité de votre entreprise, à condition de respecter les règles en vigueur. Voici ce qu’il faut savoir pour offrir des cadeaux tout en optimisant votre gestion comptable et fiscale.
Les règles des cadeaux exonérés de charges sociales
Le montant :
Le montant maximum des cadeaux est de 40 euros par travailleur, exonérés de charges sociales. Attention, pas 41, pas 40,50 : seulement 40 euros ! Ce montant concerne les trois fêtes combinées (Saint-Nicolas, Noël et le Nouvel An). Cela permet à votre entreprise de bénéficier d’un avantage fiscal tout en respectant les règles de la fiscalité des cadeaux d’entreprise.
Bonus pour les enfants :
Si vos salariés ont des enfants à charge, vous pouvez offrir 40 euros supplémentaires par enfant. Un avantage fiscal pour les salariés avec enfants, que vous pouvez intégrer dans vos pratiques de gestion comptable et fiscale. Cela permet aussi d’apporter une dimension sociale et familiale à vos avantages employés.
L’égalité pour tous :
Il est important d’offrir un cadeau équivalent à tous vos salariés, quelle que soit leur fonction; chaque employé doit recevoir un traitement égal. Sinon, même le Père Noël aurait des soucis avec l’accompagnement juridique pour entreprises.
Le type de cadeau :
Les cadeaux en nature, en espèces ou chèques-cadeaux sont autorisés. Mais attention, les chèques-cadeaux doivent être utilisés dans des commerces spécifiques, ne peuvent pas être échangés contre de l’argent liquide et doivent être valables pour une durée maximale d’un an. Ces règles sont essentielles pour optimiser vos services comptables et rester conforme à la législation sur la fiscalité des cadeaux d’entreprise.
Pourquoi suivre ces règles ?
En respectant ces règles, vous évitez de payer des cotisations sociales ou un précompte professionnel sur ces cadeaux. C’est donc tout bénéfice pour votre entreprise ! Et cerise sur le gâteau : ces cadeaux sont également déductibles fiscalement. Une occasion en or pour améliorer la fiscalité de votre entreprise et maximiser vos économies.
Et les dirigeants dans tout ça ?
Les dirigeants indépendants, qu’ils soient avocats, médecins, ou autres professionnels libéraux, ne sont pas oubliés ! Si vous êtes un indépendant ou un professionnel libéral, vous avez également droit à un cadeau pour vous-même. Un petit geste qui peut alléger votre gestion comptable et fiscale. En tant que consultant fiscal pour professions libérales, votre cabinet de comptabilité saura vous conseiller sur les règles spécifiques à respecter.
En résumé : fêtes, cadeaux et optimisation fiscale, tout est possible !
Offrir des cadeaux à vos salariés pour les fêtes, c’est non seulement un geste apprécié, mais c’est aussi une stratégie fiscale avantageuse pour votre entreprise. Que vous soyez à Charleroi ou ailleurs, n’oubliez pas de suivre les règles pour éviter tout tracas administratif. Avec un bon accompagnement fiscal pour entreprises et des conseils avisés en gestion comptable, vous pourrez allier esprit festif et optimisation fiscale.
Prêt à enfiler votre costume de Père Noël d’entreprise ? Faites appel à un cabinet de comptabilité pour obtenir des conseils sur la gestion fiscale des cadeaux et autres avantages sociaux.
Il vous reste des questions que vous aimeriez nous poser ?
Le régime des indemnités relatives aux activités des amateurs en art a été revu et est entré en vigueur le 1er janvier 2024. Nous détaillons ci-dessous les traits principaux de la nouvelle disposition.
Pour rappel, ce régime s’applique aux artistes amateurs qui effectue des activités artistiques.
Est considéré comme activité artistique celle qui fournit une contribution artistique nécessaire – en l’absence de celle-ci, le même résultat artistique ne pourrait être obtenu – à la création ou à l’exécution d’une œuvre artistique dans le domaine des arts, à savoir de manière limitative, les arts plastiques et audiovisuels, la musique, la littérature, le spectacle, le théâtre, la chorégraphie et la bande dessinée. Les activités artistiques-techniques et les activités artistiques de soutien ne sont pas éligibles en tant qu’activités artistiques relevant du régime des amateurs en art.
L’indemnité doit s’élever à minimum 45 euros et maximum 70 euros par jour par donneur d’ordre. Un artiste peut donc percevoir plusieurs fois l’indemnité par jour.
Un même artiste ne peut percevoir la même indemnité plus de 30 jours par année civile ni la percevoir pour plus de 7 jours consécutifs auprès du même donneur d’ordre.
L’artiste peut percevoir en plus de l’indemnité en arts des indemnités pour ses frais de déplacement à hauteur de 20,00 euros par jour et par donneur d’ordre, ce qui veut dire que si plusieurs donneurs d’ordre font appel à lui le même jour, il peut avoir droit à autant de fois d’indemnités de déplacement que le nombre de donneurs d’ordre qui ont fait appel à lui pour la même journée. Ces frais doivent cependant être justifiés. Ceux relatifs aux déplacements en voiture sont remboursés sur base de l’article 74 de l’AR du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale et ceux relatifs aux frais de déplacement à vélo sont fixés sur base de l’article 76 du même AR.
Tant l’indemnité des amateurs en art que celle relative aux frais de déplacement sera indexée le 1er janvier de chaque année sur base de l’indice-santé du mois de décembre 2021.
Il ne peut y avoir cumul de régimes entre contrats de travail et indemnités en art sauf si les activités exercées sont différentes.
Le donneur d’ordre, en général l’organisateur, doit tout d’abord s’enregistrer de manière électronique auprès de l’ONSS et ce, avant toute déclaration d’activité artistique
L’exécutant doit également s’enregistrer auprès de l’ONSS avant toute activité.
Avant toute activité mais pas plus qu’un mois avant l’activité artistique, le donneur d’ordre communique par application sécurisée, les données nécessaires à l’identification précise de l’activité, du lieu où elle se déroule, de l’artiste concerné et du montant de l’indemnité.
Cette déclaration peut être modifiée jusqu’au jour de l’activité présumée, plus après. Si l’activité n’a pas lieu, la l’annulation ne peut être déclarée au plus tard qu’à la fin de la journée au cours de la quelle elle devait avoir lieu.
Dès le moment où le donneur d’ordre a versé plus de 500,00 € d’indemnités d’amateurs en art, il est redevable d’une cotisation de solidarité de 5% envers l’ONSS. Ce montant sera indexé le 1er janvier de chaque année sur base de l’indice-santé du mois de décembre 2021.
Le donneur d’ordre qui octroie plus de 100 indemnités journalières par année civile doit fournir un rapport à la commission du travail des arts reprenant la justification du recours intensif aux artistes amateurs, un relevé du chiffre d’affaires total et de la part que représente les activités pour lesquelles il est fait usage de l’indemnité des arts en amateur.
Le montant de la cette cotisation ainsi que le numéro de compte sur lequel elle doit être versée lui seront communiquées en principe dans son E-box au plus tard le cinquième jour du deuxième mois qui suit l’année écoulée et elle devra être payée au plus tard le dernier jour de ce même mois, soit le dernier jour du mois de février.
Le donneur d’ordre perd le droit au régime pendant 4 trimestres s’il n’a pas déclaré valablement l’activité ou si l’activité exercée ne correspond pas à celle déclarée.
Dans les cas de déclaration non valable ou d’absence de déclaration, de violation de l’interdiction de cumul ou lorsque le montant de l’indemnité excède les montants autorisés, les activités sont présumées avoir été exercées dans le cadre d’un contrat de travail.
Les personnes qui, au 1er janvier 2024, sont en possession d’une carte artiste valable, seront automatiquement enregistrées en tant qu’artistes exécutants et leurs données seront transférées vers la plateforme numérique « Working in the arts ».
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Les remboursements de dépenses propres à l’employeur sont des dépenses effectuées par un travailleur ou un dirigeant qui incombent à son employeur ou à la société dont il est administrateur.
Ces frais peuvent parfois être remboursés forfaitairement sur base de normes sérieuses – c’est le cas du remboursement des dépenses de frais de voiture par exemple –, forfaitairement sur base de normes non sérieuses ( par exemple, l’employeur rembourse 300,00 € par mois forfaitairement pour des frais de bureau) ou sur base de documents justificatifs.
Jusqu’au 31 décembre 2021, seules les fiches relatives aux remboursements de frais forfaitaires sur des bases non sérieuses devaient reprendre le montant remboursé. Lorsque l’employeur du travailleur ou la société du dirigeant remboursait des frais sur base des pièces justificatives ou forfaitairement sur base de normes sérieuses, la mention « OUI » sur la fiche suffisait.
Tout remboursement doit être mentionné
A partir du 1er janvier 2022, les montants des remboursements de frais devront être indiqués quels qu’en soit le type.
Une circulaire a été émise mais, comme bien souvent, elle n’est pas claire et recèle des pièges qui, en fait, constituent de grosses erreurs de compréhension de la technique comptable.
L’administration délivre deux cas concrets empreints de cette belle hypocrisie habituelle :
Nous invitons les lecteurs à aller lire cette circulaire 2022/C/62 et à m’expliquer ce qu’ils comprennent du point « IV. Cas concrets ».
Le premier cas concerne celui du seul dirigeant qui paie une dépense que la société rembourserait en créditant son compte courant. Dans ce cas, dit l’administration, il s’agit d’un remboursement de frais qui doit faire l’objet d’une indication du montant de la dépense dans la fiche individuelle. L’administration utilise l’adverbe « également » sans faire mention d’aucun autre cas antérieur et elle ne décrit absolument pas ledit cas de remboursement. S’agit-il d’une facture au nom de l’employeur, d’un remboursement de frais forfaitaire sur base de normes sérieuses ou non sérieuses, d’un document au nom du travailleur, rien, nada.
L’administration poursuit son raisonnement avec le cas d’un travailleur ou d’un dirigeant qui avance une facture au nom de la société. Alors là, on ne comprend pas pourquoi subitement, on passe du seul dirigeant au dirigeant ou à l’employé (ce qui n’est d’ailleurs pas le bon terme puisqu’il aurait fallu utiliser le terme « travailleur »). Dans ce cas, dit l’administration, il s’agit simplement d’une avance et il n’y a pas lieu d’en indiquer le montant sur une fiche individuelle.
Comprenne qui pourra…
Ce qui est tout de même très interpellant, c’est la différence de traitement entre les deux cas : selon que l’on est un dirigeant ou un travailleur, le remboursement de frais devrait être traité différemment…
Nous pensons personnellement que si la facture mentionne clairement le nom de l’employeur, la dépense est faite au nom et pour compte de l’employeur mais est payée par le travailleur ou le dirigeant. Il n’y a donc aucune raison d’imputer le paiement de la dépense dans le compte du fournisseur mais bien au contraire au crédit du compte du dirigeant ou du travailleur.
Et ce même compte courant devra faire l’objet d’une opération diverse pour solder le compte du fournisseur par le compte courant du dirigeant ou du travailleur. Il n’en demeure pas moins qu’il ne s’agit pas d’un remboursement de frais mais du remboursement d’une avance faite pour compte et au nom de l’employeur.
Quelques précisions tout de même..
L’administration clarifie quelque peu son point de vue en distinguant la situation dans laquelle il est clair que la dépense est faite au nom et pour compte de l’employeur car la facture ou le document en tenant lieu permet de l’identifier clairement (l’administration parle de facture régulière) et celle dans laquelle il n’est pas possible d’identifier qui est le donneur d’ordre (le cas cité est celui d’un ticket de caisse). Dans ce dernier cas, il y aurait lieu d’établir une fiche et dans le premier, non.
Et qu’en est-il si le travailleur ou le dirigeant reçoit préalablement l’ordre écrit ou verbal de son employeur d’effectuer un achat au nom et pour compte de l’employeur et que seul un ticket de caisse est délivré ?
Nous tenons quand même à signaler au passage que la sanction du défaut d’inscription est double puisque d’une part, la dépense sera rejetée et d’autre, part, une cotisation distincte de 100,00 % du montant de la dépense peut être appliquée.
Nous pensons que toutes les sociétés doivent mettre rapidement en place une politique en ce qui concerne les remboursements des dépenses propres à l’employeur, le cas échéant les revoir et vérifier avec leur professionnel du chiffre que leur comptabilité est prête pour communiquer les informations nécessaires.
Mais, cela pourra difficilement être neutre en termes de coûts d’administration car il s’agira d’un travail administratif supplémentaire important.
Enfin, les contribuables doivent se préparer à devoir faire face des contrôles fiscaux sur ce type de dépenses.
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Un assujetti mixte est un assujetti qui effectue des opérations soumises à la TVA et d’autres non soumises à la TVA. Tel est le cas, par exemple de certains artistes (par exemple, la prestation d’un artiste pour un organisateur est exemptée de TVA alors que la prestation du même artiste pour un autre artiste est soumise) ou de salles de spectacles organisées en ASBL pour qui le billet d’entrée est exemptée alors que l’activité de vente de boissons est en principe soumise à la TVA, ou d’un entreprise de travaux de construction dont l’activité est soumise à la TVA et qui, par ailleurs, possède des immeubles qu’elle donne en location, activité exemptée de TVA.
Le calcul de la TVA pour un assujetti mixte
Alors qu’un assujetti qui n’effectue que des opérations soumises à la TVA pourra déduire l’intégralité des TVA sur les achats qu’il effectue (sous réserve des limitations légales bien entendu), un assujetti mixte ne pourra déduire la TVA qu’en utilisant des clés de répartition.
Ceci est la conséquence du fait que la TVA ne peut être déduite que dans la mesure où l’assujetti effectue notamment des opérations soumises à la TVA, ceci conformément à l’article 45 CTVA.
Afin de calculer la partie de TVA qui est déductible, l’article 46 CTVA détermine deux méthodes :
La méthode proportionnelle : en principe applicable et la méthode selon l’affectation réelle, applicable sur option de l’assujetti ou par décision de l’administration. Les modalités de ces règles sont fixées à l’A.R. n°3 du 10 décembre 1969 relatif aux déductions pour l’application de la taxe sur la valeur ajoutée. La méthode proportionnelle revient à déduire la TVA sur base d’une fraction représentée au numérateur du chiffre d’affaires soumis à la TVA et au dénominateur du chiffre d’affaires total.
La méthode selon l’affectation réelle revient à décider l’application de clés de répartition spéciales en fonction de l’affectation des biens et services relatifs aux opérations effectuées par l’assujetti.
Le choix de la méthode est important car l’une ou l’autre de ces méthodes peut conduire à des résultats très différents.
Prenons un exemple concret
Imaginons le cas d’une entreprise exerçant une activité de courtier en assurances dont le chiffre d’affaires est composé de 30.000,00 euros de commissions et qui, par ailleurs, possédant des liquidités importantes, entend construire des entrepôts qu’elle va mettre en location, opération en principe soumise à TVA. Ces entrepôts coûteront 200.000 euros HTVA et seront loués chaque année 30.000,00 euros.
En suivant le régime de la méthode proportionnelle, la TVA sur le prix d’achat de l’entrepôt ne sera déductible qu’à hauteur de la moitié. L’acheteur perdra donc 21.000,00 € dans l’aventure.
S’il décide d’affecter la règle de l’affectation réelle, la TVA sur toutes les dépenses relatives à la construction et aux travaux de réparation et d’entretien du bâtiment sera déductible.
Ce qui change à partir de février
Jusqu’au 31 décembre 2022, l’assujetti qui choisissait la méthode de l’affectation réelle pouvait le revendiquer jusqu’au moment du contrôle au cours duquel la situation du contribuable était vérifiée. Cela a été confirmé par une décision du Conseil d’Etat du 3 novembre 1997 et d’un arrêt de la Cour de cassation du 10 février 2012.
Mais comme tout le monde le sait, nous sommes dans l’ère de la simplification administrative ce qui doit se traduire comme « simplification pour l’administration ».
A partir du 1er janvier 2023, l’assujetti souhaitant faire application du régime de l’affectation réelle devra notifier son choix de manière électronique au cours de la première période de déclaration qui suit le commencement de son activité ou son passage d’assujetti normal à assujetti mixte. Le non-respect du délai entraine automatiquement l’interdiction d’appliquer le régime jusqu’au 1er janvier de l’année civile qui suit.
Enfin, les assujettis mixtes déjà en activité au 31 décembre 2022 devront déclarer la méthode qu’ils utilisent au plus tard le 30 juin 2023.
Et ce n’est pas tout : chaque année, il faudra communiquer à l’administration les proratas utilisés et les calculs effectués en vue de la déduction de la TVA.
Le problème de la simplification administrative, c’est que les administrations, qu’elles soient fiscales ou autres, rajoutent sans cesse de nouvelles formalités à charge des citoyens. S’il en ressortait des bénéfices importants, en termes d’efficacité, on ne pourrait que louer les initiatives. Malheureusement, cela ne sert la plupart du temps à rien si ce n’est rajouter du travail aux professionnels du chiffre qui sont déjà surchargés, leur imposer de nouveaux risques et donc de nouvelles responsabilités et faire peser également ce risque sur les entrepreneurs dont on dit qu’ils deviennent de moins en moins nombreux à se lancer dans l’aventure. En outre, dû au manque croissant de personnel, les données envoyées par le contribuable ne seront pas vérifiées. L’administration n’en aura cure puisqu’elle pourra toujours, dans un délai de deux ans avec effet rétroactif à la date de prise d’effet du régime, refuser la méthode proposée par le contribuable.
Il convient donc que chaque contribuable informe au plus vite son conseiller lorsqu’il exercera une nouvelle activité, non seulement pour adapter son registre à la banque-carrefour des entreprises mais également parce que la nouvelle activité pourra avoir une influence non négligeable en matière de déduction de la TVA.
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Les fêtes de fin d’année sont synonymes de réjouissance, de partage et de cadeaux. Le milieu du travail et de l’entreprise ne fait pas exception à la règle. Que vous souhaitiez remercier vos équipes ou vos clients, avec des cadeaux ou en offrant le restaurant, il existe quelques points fiscaux auxquels vous devez rester attentif.
Nous traiterons ce sujet sous l’angle de la déductibilité au niveau de l’impôt direct et de la TVA mais aussi sous l’angle de l’éventuelle imposition dans le chef du bénéficiaire.
Cadeaux d’affaires versus articles publicitaires
Pour que l’on puisse parler de cadeaux d’affaires, il faut – cela va de soi – que le bénéficiaire soit une relation professionnelle. Vous devez d’abord vous demander si vous allez faire un cadeau ou si vous allez faire un geste publicitaire.L’enjeu est important puisque le cadeau n’est parfois déductible qu’à 50 % alors que l’article publicitaire est déductible à 100 %.
L’article publicitaire correspond à un objet d’une valeur modique portant de manière durable et apparente le nom de l’entreprise donatrice. Pensez aux bics, agendas, taille-crayons, porte-clés, ouvre-bouteilles, tee-shirts, etc…
Il ne doit pas forcément être offert à une catégorie limitée de la clientèle. Au contraire, sa vocation est d’être diffusé largement. Il s’agit, par exemple, de l’achat de 250 bics avec la dénomination de votre entreprise que vous déposeriez lors du jogging de votre village dans la salle des inscriptions.
Le cadeau se différencie donc de l’article publicitaire par le fait qu’il ne désigne pas l’entreprise, par l’aspect personnalisé et, éventuellement par sa valeur.
Les exemples les plus courants sont les bouteilles de vin, les champagnes, des électro-ménagers, des parfums, des fleurs, ces chèques-cadeaux, etc…
Il faut toutefois être attentif à ne pas offrir un cadeau empoisonné car au-delà de 125,00 €, vous êtes tenus de déposer une fiche à l’administration désignant le bénéficiaire et la valeur du cadeau qui lui a été offert. En contrepartie, celui-ci sera imposé sur la valeur du cadeau ce qui pourrait avoir pour conséquence d’agacer votre client ce qui n’est pas votre but initial. Sachez toutefois – maigre consolation – que dans ce cas, la déductibilité sera de 100 % dans votre chef.
En ce qui concerne la TVA, elle est intégralement déductible lorsqu’il s’agit d’article publicitaire ou de cadeaux dont la valeur ne dépasse pas 50,00 € HTVA (exception faite des alcools fort pour lesquels aucune TVA n’est déductible).
Toutefois, vous ne pouvez pas offrir deux fois un cadeau dont le total des deux dépasse 50,00 € HTVA au même client au cours de la même année.
Restaurant de fin d’année
Quoi de mieux pour finir l’année en beauté que de réunir toute son équipe autour d’un repas festif ? Il n’est pas forcément nécessaire d’y mettre un énorme budget et en plus, c’est majoritairement 100% déductible.
Pour cela, il faut avant tout que ces festivités restent occasionnelles. Il n’est donc pas possible de déduire à 100% un restaurant par mois, mais à l’approche des fêtes tels que la Saint Nicolas, Noël ou Nouvel an, cela devient possible de déduire à 100% les frais de restaurant.
En pratique
Veillez à informer correctement votre comptable du cadre dans lequel la dépense est effectuée. Par exemple, si vous allez au restaurant avec votre personnel, si vous ne l’en prévenez pas, il ne peut pas le savoir et ne pourra pas optimaliser fiscalement votre dépense.
Veillez également à documenter votre document justificatif car en matière de frais professionnels et de déductibilité de la TVA, la preuve vous incombe. Et donc, si vous offrez un cadeau à une relation professionnelle, il convient de la désigner clairement.
Vous avez une question plus précise concernant les dépenses de fin d’année ? N’hésitez pas à joindre le cabinet.
L’autoliquidation, dans le secteur du bâtiment, est un régime particulier de la TVA par lequel la redevabilité de la TVA est transférée au preneur de services. Ce service a été mis en place en vue d’éviter les fraudes à la TVA.
Ce régime était applicable en cette matière lorsqu’un assujetti en Belgique effectue des travaux immobiliers
Pour un assujetti établi en Belgique et déposant des déclarations à la TVA trimestrielles ou mensuelles
Pour un assujetti non établi en Belgique mais ayant un représentant responsable (Passer par un représentant responsable permettait donc d’éviter financer le paiement de la TVA)
En conséquence, si un assujetti étranger non représenté effectuait un travail immobilier pour un assujetti, il devait facturer avec application de la TVA belge ce qui impliquait un préfinancement de la TVA.
Dès le 1er janvier 2023, ce régime sera également applicable en cas d’identification directe (donc sans passer par un représentant responsable)
A partir de la même date, le prestataire de services qui facturera sous le régime de l’autoliquidation devra indiquer sur sa facture la mention suivante :
« Autoliquidation : en l’absence de contestation par écrit, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la facture, le client est présumé reconnaître qu’il est un assujetti tenu au dépôt de déclarations périodiques. Si cette condition n’est pas remplie, le client endossera, par rapport à cette condition, la responsabilité quant au paiement de la taxe, des intérêts et des amendes dus ».
Il convient donc aux personnes ne déposant pas de déclarations périodiques – nous pensons principalement aux personnes assujetties relevant du régime de la petite entreprise – d’être très attentives et de signaler à leur éventuel prestataire étranger que la facturation ne peut, en ce qui les concerne, être établie sous le régime de l’autoliquidation.
Hugues
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