Nouvelles formalités concernant les remboursements de frais

par Hugues Tenret | 10 Fév 2023 | Actualité, Comptabilité, Fiscalité, Indépendants, Indépendants complémentaires, Sociétés

Les remboursements de dépenses propres à l’employeur sont des dépenses effectuées par un travailleur ou un dirigeant qui incombent à son employeur ou à la société dont il est administrateur. 

Ces frais peuvent parfois être remboursés forfaitairement sur base de normes sérieuses – c’est le cas du remboursement des dépenses de frais de voiture par exemple –, forfaitairement sur base de normes non sérieuses ( par exemple, l’employeur rembourse 300,00 € par mois forfaitairement pour des frais de bureau) ou sur base de documents justificatifs. 

Jusqu’au 31 décembre 2021, seules les fiches relatives aux remboursements de frais forfaitaires sur des bases non sérieuses devaient reprendre le montant remboursé. Lorsque l’employeur du travailleur ou la société du dirigeant remboursait des frais sur base des pièces justificatives ou forfaitairement sur base de normes sérieuses, la mention « OUI » sur la fiche suffisait. 

Tout remboursement doit être mentionné

A partir du 1^er janvier 2022, les montants des remboursements de frais devront être indiqués quels qu’en soit le type. 

Une circulaire a été émise mais, comme bien souvent, elle n’est pas claire et recèle des pièges qui, en fait, constituent de grosses erreurs de compréhension de la technique comptable. 

L’administration délivre deux cas concrets empreints de cette belle hypocrisie habituelle : 

Nous invitons les lecteurs à aller lire cette circulaire 2022/C/62 et à m’expliquer ce qu’ils comprennent du point « IV. Cas concrets ». 

• Le premier cas concerne celui du seul dirigeant qui paie une dépense que la société rembourserait en créditant son compte courant. Dans ce cas, dit l’administration, il s’agit d’un remboursement de frais qui doit faire l’objet d'une indication du montant de la dépense dans la fiche individuelle. L’administration utilise l’adverbe « également » sans faire mention d’aucun autre cas antérieur et elle ne décrit absolument pas ledit cas de remboursement. S’agit-il d’une facture au nom de l’employeur, d’un remboursement de frais forfaitaire sur base de normes sérieuses ou non sérieuses, d’un document au nom du travailleur, rien, nada. 

• L’administration poursuit son raisonnement avec le cas d’un travailleur ou d’un dirigeant qui avance une facture au nom de la société. Alors là, on ne comprend pas pourquoi subitement, on passe du seul dirigeant au dirigeant ou à l’employé (ce qui n’est d’ailleurs pas le bon terme puisqu’il aurait fallu utiliser le terme « travailleur »). Dans ce cas, dit l’administration, il s’agit simplement d’une avance et il n’y a pas lieu d’en indiquer le montant sur une fiche individuelle. 

Comprenne qui pourra… 

Ce qui est tout de même très interpellant, c’est la différence de traitement entre les deux cas : selon que l’on est un dirigeant ou un travailleur, le remboursement de frais devrait être traité différemment… 

Nous pensons personnellement que si la facture mentionne clairement le nom de l’employeur, la dépense est faite au nom et pour compte de l’employeur mais est payée par le travailleur ou le dirigeant. Il n’y a donc aucune raison d’imputer le paiement de la dépense dans le compte du fournisseur mais bien au contraire au crédit du compte du dirigeant ou du travailleur. 

Et ce même compte courant devra faire l’objet d’une opération diverse pour solder le compte du fournisseur par le compte courant du dirigeant ou du travailleur. Il n’en demeure pas moins qu’il ne s’agit pas d’un remboursement de frais mais du remboursement d’une avance faite pour compte et au nom de l’employeur. 

Quelques précisions tout de même..

L’administration clarifie quelque peu son point de vue en distinguant la situation dans laquelle il est clair que la dépense est faite au nom et pour compte de l’employeur car la facture ou le document en tenant lieu permet de l’identifier clairement (l’administration parle de facture régulière) et celle dans laquelle il n’est pas possible d’identifier qui est le donneur d’ordre (le cas cité est celui d’un ticket de caisse). Dans ce dernier cas, il y aurait lieu d’établir une fiche et dans le premier, non. 

Et qu’en est-il si le travailleur ou le dirigeant reçoit préalablement l’ordre écrit ou verbal de son employeur d’effectuer un achat au nom et pour compte de l’employeur et que seul un ticket de caisse est délivré ? 

Nous tenons quand même à signaler au passage que la sanction du défaut d’inscription est double puisque d’une part, la dépense sera rejetée et d’autre, part, une cotisation distincte de 100,00 % du montant de la dépense peut être appliquée. 

Nous pensons que toutes les sociétés doivent mettre rapidement en place une politique en ce qui concerne les remboursements des dépenses propres à l’employeur, le cas échéant les revoir et vérifier avec leur professionnel du chiffre que leur comptabilité est prête pour communiquer les informations nécessaires. 

Mais, cela pourra difficilement être neutre en termes de coûts d’administration car il s’agira d’un travail administratif supplémentaire important. 

Enfin, les contribuables doivent se préparer à devoir faire face des contrôles fiscaux sur ce type de dépenses.  

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